Tietosuojaseloste alkaen 25.5.2018

1. Rekisterin pitäjä:

Kokkolan Satama Oy, Kantasatamantie 50, 67900 Kokkola

2. Rekisterin nimi

Kokkolan Satama Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin,
mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tietoja voidaan myös käyttää lakiin perustuvien viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietojen käsittelyssä sitoudumme noudattamaan soveltuvaa lainsäädäntöä ja suojaamaan henkilöllisyyttäsi. Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen, rekisteröintiin tai muuhun perusteltuun yhteyteen. Käsittelemme tietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:
  • Asiakkaan perustiedot, kuten etu-, sukunimi, y-tunnus ja yhteystiedot
  • Yritys ja asema
  • Oikeushenkilöt, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • Asiakasnumero ja/tai muu vastaava tunnus
  • Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot sekä asiakashistoria
  • Laskutustiedot
  • Asiakkaalta itseltään saadut tai tämän suostumuksella kerätyt muut lisätiedot
  • Muita yrityksen/asiakkaan toimintaa kuvaavia luokittelutietoja

Rekisteriin voidaan kerätä tietoja asiakkaan suostumuksella myös:

  • Internet-sivujen ja sähköpostin kautta tulleiden uutiskirjetilausten ja yhteydenottojen kautta.
  • Henkilökohtaisen kontaktoinnin, kuten asiakas-ja myyntitilaisuuksien ja messutapahtumien kautta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm.sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitustentoteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

7. Rekisteriin kerättyjen tietojen käsittely

Käytämme asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja pelkästään ennalta määritettyihin käyttötarkoituksiin, kuten palvelumme ja viestintämme kehittämiseen.
Voimme yhdistää eri kautta saamiamme tietoja niiltä osin kuin ne on kerätty samaan käyttötarkoitukseen.Voimme myös käyttää keräämiämme tietoja tilastollisiin tarkoituksiin sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan. Asiakasviestinnässä ja markkinoinnissa käytämme tietoja asiakasviestien välittämiseen ja palveluidemme markkinointiin. Voimme käyttää tietoja myös palveluiden kohdentamiseen ja henkilöintiin. Mahdollisesta suoramarkkinointikiellosta huolimatta voimme lähettää palveluilmoituksia esimerkiksi vika-ja häiriötiedotteita.

8. Rekisteritietojen säännönmukaiset luovutukset

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, emmekä myy tai luovuta niitä kolmansille osapuolille ilman suostumustasi. Meillä on kuitenkin oikeus käyttää asiakastietojamme suoramarkkinointitarkoituksissa, mielipide- ja markkinatutkimuksissa ja vastaavissa selvityksissä. Lisäksi voimme antaa asiakasrekisterimme palveluntarjoajiemme käyttöön edellä mainituissa tarkoituksissa. Voimme myös luovuttaa asiakastietojamme kulloinkin voimassa olevan lain tai pakottavan viranomaismääräyksen perusteella.
Emme siirrä asiakastietoja pääsääntöisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Henkilötiedot tallennetaan tietomurtoja vastaan suojatuille palvelimille, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietoliikenteen suojaus sisältää palomuurit, salasanat ja muut tarvittavat tekniset ja tietotekniset toimenpiteet. Pääsy asiakastietokantoihin on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joilla on välttämätön tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15-21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Kokkolan Satama Oy
Kantasatamantie 50
67900 Kokkola
tai sähköpostilla osoitteeseen; vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille suoramainontaan, etämyyntiin, muuhun suoramarkkinointiin eikä
markkina- tai mielipidetutkimuksia varten.

12. Tietosuojaselosteen ja rekisterikuvauksen päivitykset

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa uusilla versioilla. Uusin versio julkaistaan verkkosivuillamme ja sen voi tarkistaa säännöllisesti sivustolla vierailtaessa.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Vuokko Kalliokoski, Talouspäällikkö
puh. + 358 400 883 798
sähköposti: vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi